Por: Paulo César Ramírez Silva + ChatGPT + DALL-E + Bing + Microsoft Designer.
Fecha: 11 de abril de 2023
¡Conoce algunos de los testimonios de la primera generación de capacitación!:
Introducción
En la actualidad, la tecnología se ha convertido en una herramienta fundamental para el desarrollo y crecimiento de las Organizaciones de la Sociedad Civil (OSCs). El uso de herramientas tecnológicas adecuadas puede mejorar significativamente el desempeño de una OSC en diversas áreas, como el fundraising, seguimiento a proyectos, marketing digital, gestión de información, ciberseguridad, entre otros. En este artículo se describirán los principales casos de uso de la tecnología para OSCs y se presentará un programa de transformación digital para OSCs, que puede ayudar a las OSCs a mejorar su desempeño y a alcanzar sus objetivos de manera más efectiva.
Por cierto, este artículo fue escrito con ayuda de ChatGPT, y las imágenes fueron generadas con DALL-E y Microsoft Designer. Su elaboración, así como la publicación del mismo en este sitio web requirió solamente del trabajo de un servidor, Paulo César Ramírez Silva. Me tomó poco más de 2 horas en total, considerando que la revisión de estilo, formato para esta visión en línea, elección de gráficos y validación final de detalles son los que más toman tiempo. El contenido en texto solamente requirió unos minutos. Escribir artículos, proyectos, realizar investigaciones, y más puede tomar fácilmente mucho menos tiempo, cuando alguien se especializa y practica diariamente.
(El guión para este video lo realizó en un 85% la herramienta de redacción del nuevo Bing, tomando como base la información en este artículo)
¿En qué puede ayudar la tecnología a las OSCs?
El uso de herramientas tecnológicas puede ayudar a las OSCs a resolver muchas de las problemáticas a las que se enfrentan en su día a día. A continuación, se describen algunos de los casos de uso más relevantes, o aplicaciones para resolver algunas de las principales necesidades:
Fundraising: Las OSCs dependen en gran medida de las donaciones de sus patrocinadores. El uso de herramientas tecnológicas puede ayudar a las OSCs a llegar a un público más amplio y a aumentar el número de donaciones recibidas. Por ejemplo, las OSCs pueden utilizar plataformas de crowdfunding o sistemas de pago en línea para recibir donaciones. También pueden automatizar el seguimiento, comunicación con sus donantes y reportes gráficos de estatus en tiempo real de su proceso de gestión de fundraising.
Seguimiento a proyectos: Las OSCs necesitan realizar un seguimiento riguroso de sus proyectos para garantizar su éxito. Las OSCs a menudo trabajan en proyectos complejos y multifacéticos que requieren una gestión cuidadosa. La tecnología puede ayudar a estas organizaciones a gestionar mejor los proyectos, coordinar a los miembros del equipo y realizar un seguimiento del progreso y los resultados.
Comunicación y difusión: Las OSCs pueden utilizar herramientas digitales para llegar a un público más amplio y aumentar su alcance a través de diversos canales. Por ejemplo, el uso de redes sociales y publicidad en línea o Marketing Digital pueden ayudar a las OSCs a crear conciencia sobre sus proyectos y atraer nuevos donantes. La tecnología también puede ayudarles a comunicarse de manera más eficaz con los miembros del equipo, los voluntarios y los donantes, es decir, tanto interna como externamente.
Ciberseguridad: Las ONGs manejan grandes cantidades de información confidencial, incluyendo información personal de los donantes y beneficiarios. Es importante que las OSCs cuenten con medidas de seguridad adecuadas para proteger esta información. Las herramientas de ciberseguridad pueden ayudar a las OSCs a protegerse contra amenazas cibernéticas. Elegir la plataforma adecuada ayuda bastante, ya que desde un mismo lugar se puede centralizar la gestión de seguridad de información y de acceso a recursos por parte de los usuarios, tanto internos como externos.
Almacenamiento y organización de información: La tecnología adecuada en la nube ayuda a eliminar tremendos dolores de cabeza con la gestión de la información, contando con repositorios compartidos y privados, acorde a permisos específicos para cada usuario. Además, permitiendo contar con versiones de archivos y trabajar varios colaboradores en un mismo documento al mismo tiempo. La información en la nube ha demostrado ser mucho más segura e íntegra que la almacenada localmente. También es muy económica.
Colaboración: La tecnología adecuada puede hacer realidad que el trabajo en la oficina, virtual o mixto sean toda una experiencia positiva, contando con la información que se requiere siempre, desde cualquier dispositivo y lugar de trabajo. Permite también contar con una estructura de seguimiento de actividades y comunicación interna tal que no importa dónde se encuentre trabajando cada colaborador. Se pueden establecer flujos de autorizaciones, de procesos repetitivos y entre áreas, tal que toda la organización se encuentre perfectamente integrada, gracias a la tecnología.
Automatización de tareas repetitivas: Algunas plataformas permiten crear flujos automatizados, para enfocarnos en lo que agrega valor y dejar que la tecnología realice lo repetitivo. Por ejemplo, si para elaborar un reporte se toma la información de un lugar ya conocido y se integra en un formato ya definido, es posible automatizar el generar un reporte. También se pueden automatizar procesos de autorización (viáticos, proyectos, diversas decisiones), contando con la evidencia interna de que el usuario efectivamente autorizó, al recibir vía correo electrónico y realizar la acción definida. Entre muchos otros ejemplos.
Copilotos basados en Inteligencia Artificial: ¿Cuánto tiempo toma el crear desde cero un proyecto que vas a presentar a un donante, o la estrategia de comunicación para tus beneficiarios finales? Ahora le puedes pedir ayuda a herramientas como ChatGPT para elaborar el proyecto, especialmente con la redacción, al nuevo Bing para realizar investigación con fuentes de información al día y validadas acorde a búsquedas en tiempo real, a DALL-E para generar imágenes originales, acorde a lo que deseas comunicar, entre otros. Este artículo de hecho fue creado con apoyo de Chat GPT, Bing, DALL-E y Microsoft Designer.
Toma de decisiones mejorada: Contando con la estructura de información, procesos, roles y demás datos que son clave para la toma de decisiones, se pueden generar poderosos tableros (dashboards) y visualizaciones con el formato que mejor comunique la información a presentar, tal que en cualquier momento se puedan tomar decisiones basadas en información en tiempo real, sobre actividades, proyectos, procesos, etc.
Beneficios de la transformación digital
El uso de herramientas tecnológicas adecuadas puede tener muchos beneficios para una OSC. Algunos de los principales beneficios son:
Mayor eficiencia: El uso de herramientas tecnológicas puede ayudar a las OSCs a realizar sus tareas de manera más eficiente, lo que les permite ahorrar tiempo y recursos.
Mejor alcance: Las herramientas tecnológicas pueden ayudar a las OSCs a llegar a un público más amplio, lo que aumenta su visibilidad y sus posibilidades de recibir donaciones.
Mejor gestión de proyectos: Las herramientas tecnológicas pueden ayudar a las OSCs a mantenerse organizadas y a monitorear el progreso de sus proyectos de manera más efectiva, lo que aumenta las posibilidades de éxito de estos.
Programa "Microsoft para Organizaciones sin fines de lucro"
Microsoft ha desarrollado un programa especialmente diseñado para ayudar a las OSCs a aprovechar la tecnología disponible. Este programa ofrece una serie de beneficios, como licenciamiento gratuito de software, capacitación en línea y soporte técnico. Algunos de los principales beneficios del programa son:
Licenciamiento gratuito de software: El programa ofrece licenciamiento gratuito de software de Microsoft, incluyendo Office 365, Dynamics 365 y Power BI, lo que permite a las OSCs acceder a herramientas de productividad, gestión de proyectos y análisis de datos sin costo alguno.
Capacitación en línea: Microsoft también ofrece capacitación en línea para las OSCs, con cursos que abordan temas como productividad, seguridad y privacidad de datos, y marketing digital. Estos cursos están diseñados para ayudar a las OSCs a mejorar sus habilidades y conocimientos en tecnología.
Soporte técnico: El programa también ofrece soporte técnico para las OSCs, lo que les permite obtener ayuda en caso de problemas técnicos o preguntas sobre el uso de las herramientas de Microsoft.
Sesión realizada con la Red de Asociaciones y Fundaciones Empresariales
Esta sesión se realizó el pasado 14 de marzo. Para poder contar con el licenciamiento adecuado para participar en el programa de Transformación Digital, es necesario ser parte de Microsoft en la Nube para Organizaciones Sin Fines de Lucro.
En esta sesión comentamos sobre tendencias en tecnología, casos particulares de beneficios para OSCs, y brindamos una introducción al programa de Transformación Digital.
Algunas OSCs ya son parte del programa de Microsoft. ¿Tú qué esperas?
No solamente es contar con la tecnología, sino saber aprovecharla
Es importante que las OSCs aprovechen el licenciamiento y la tecnología disponibles para mejorar su desempeño y alcanzar sus objetivos de manera más efectiva. El licenciamiento gratuito de software de Microsoft ofrece a las OSCs acceso a herramientas de alta calidad que pueden ayudarles a mejorar su productividad, gestionar mejor sus proyectos y tomar decisiones basadas en datos. Además, el uso de tecnología actualizada y adecuada puede ayudar a las OSCs a ahorrar tiempo y recursos, lo que les permite centrarse en su trabajo y en la consecución de sus objetivos.
Con el Programa de Transformación Digital EmprendHEC y Aliados para OSCs, las organizaciones participantes cuentan con una serie de sesiones en vivo y que quedan grabadas para su revisión posterior, donde se compartirán los tips y recomendaciones para el aprovechamiento del licenciamiento obtenido. Estas capacitaciones no tienen costo, pero las OSCs pueden realizar una pequeña aportación voluntaria.
Sesiones y temas de capacitación:
Puedes acceder a las grabaciones de las sesiones, según las vayamos publicando. Los participantes del programa tienen además un grupo de trabajo en Teams, guías para realizar ejercicios de práctica y seguimiento. Además, los usuarios registrados tienen acceso a ver las secciones de los videos, para identificar fácilmente los elementos del contenido:
¿Para qué sirve cada producto y licencia?: Alcances y Limitantes
Configuración inicial: Rol de Administrador y acceso a Soporte.
Copilotos y Recursos de Aprendizaje
ChatGPT, Bing, Microsoft 365, Microsoft Learn, Otros.
Productividad y Organización de Información
Outlook y OneDrive.
Productividad, Comunicación y Análisis de información
Tips de Office (Word, PowerPoint, Excel).
Colaboración interna y externa
Teams y Sharepoint (Colaboración, Webinars).
Más herramientas de Productividad y Comunicación
Bookings, Forms, Stream, Sway.
Más herramientas de Productividad y Colaboración
Microsoft 365: Planner, Listas, To-Do, OneNote.
Herramientas de Cómputo en la Nube y PowerPlatform
Introducción y Configuración de Azure y Power Platform.
Sistema de Atención a Clientes
Introducción y Configuración de Dynamics 365.
Sesiones y temas de capacitación:
Inicio: Lunes 15 de mayo.
Fin: Lunes 17 de julio.
Horario: 7 pm a 8:30 pm.
Periodicidad: Semanal.
Las sesiones quedan grabadas para su posterior consulta. Los participantes recibirán constancia por parte de Red LAB, siempre y cuando hayan asistido al menos el 70% del tiempo a 7 de las 10 sesiones, además de generar al final un pequeño video mostrando cómo han implementado en sus organizaciones el conocimiento adquirido.
¿Y el capital humano que ayude a generar soluciones a la medida?
Gracias al Programa de Transformación Digital EmprendHEC y Aliados para OSCs, las organizaciones participantes contarán con talento en formación para certificación, quienes tendrán la oportunidad de poner en práctica sus habilidades, ayudándoles a generar soluciones tecnológicas a la medida para sus diversas necesidades. Lo único que se requiere es que la OSC participante designe a un responsable del proyecto, quien será el punto de contacto y mantendrá seguimiento y constante comunicación con los equipos de desarrollo. ¡Es fundamental el compromiso y comunicación de ambas partes para lograr crear novedosas y funcionales soluciones!
Adicionalmente, es importante que las OSCs sepan que, si ellas cuentan con procesos que son únicos, diferenciados, y que pueden ser de valor para otras organizaciones, sin comprometer asuntos de propiedad intelectual, una solución completa o parte de ella puede ser empaquetada como la base para que otra OSC genere posteriormente su propia solución completa, contando ya con una base, por la que ¡cada OSC que la utilice en todo el mundo puede representar una fuente de fondeo adicional! Es decir, ahora no solamente se requiere pensar en nuestras soluciones, sino en empaquetar soluciones que podemos utilizar nosotros y que podemos ofrecer a los demás.
¡Es un ganar – ganar – ganar increíble! ¡Es una estrategia sistémica para crecer juntos!
¡No te pierdas la sesión que tendremos el próximo 8 de mayo de este 2023, a las 10 am, con la Red de Asociaciones y Fundaciones Empresariales!
¿Ya estás listo para registrarte a la capacitación que comienza el 15 de mayo?
Daremos a conocer más detalles y los siguientes pasos, ya que es un programa que se implementará durante este 2023. Entre abril y junio es importante que las OSCs cuenten con el programa de Microsoft en la Nube.
También, te recomendamos leer este artículo, sobre las posibilidades que brinda el poder generar soluciones con una plataforma que no requiere saber programar para crear tus propias soluciones, llamada “Power Platform” de Microsoft. Esta plataforma es parte del Programa de Transformación Digital EmprendHEC y Aliados. ¡Es importante que conozcas las posibilidades que brinda esta plataforma!
Este es un programa diseñado e implementado por "EmprendHEC Educación en Innovación y Desarrollo Tecnológico, SAPI de CV" (http://web.emprendhec.com), en alianza con la Red de Asociaciones y Fundaciones Empresariales de la Fundación Grupo México, Microsoft México, y diversos aliados.
Escríbenos a contacto@emprendhec.com
Referencias:
1. "Microsoft for Nonprofits." Microsoft, https://www.microsoft.com/es-mx/nonprofits
2. "The Importance of Digital Transformation for Nonprofits." Suit Media, 05 June. 2020, https://suitmedia.com/ideas/the-importance-of-digital-transformation-for-nonprofits
3. "5 Ways Nonprofits Benefit from Technology." Charlotte Business Journal, 27 Oct. 2017, https://www.bizjournals.com/charlotte/news/2017/10/27/5-ways-nonprofits-benefit-from-technology.html
4. " Digital Transformation Tactics For Your Nonprofit." Forbes, 10 Apr. 2020, https://www.networkforgood.com/nonprofitblog/how-to-choose-the-right-digital-tools-for-your-nonprofit/
5. "The Nonprofit marketing guide." Salesforce, https://www.salesforce.org/resources/article/nonprofit-marketing/
6. "How Nonprofits can ride the digital transformation wave." GEP, 13 Feb. 2023, https://www.gep.com/blog/strategy/how-nonprofits-can-ride-the-digital-transformation-wave
7. "How Technology Can Help Nonprofits Prove Their Value to Donors." Forbes, 2 Nov. 2020, https://www.techsoup.org/blog/technology-can-help-nonprofits-succeed
8. “The Nonprofits Guide to Digital Transformation.” enSYNC Corporation, 29 Jul. 2021, https://www.ensync-corp.com/blog/digital-transformation-for-nonprofits