Por: Paulo César Ramírez Silva, Founder & CEO de EmprendHEC. 3 de octubre de 2022.
¿Qué es la Power Platform?
Imagina que eres una empresa global de software que brinda soluciones para la productividad, comunicación y colaboración de todo tipo de empresas. Tu software de aplicaciones de oficina se convierte en el estándar mundial. Pasan los años, y tienes la oportunidad de conocer los principales procesos de negocio de tus clientes. Gracias a ello te das cuenta de que todos ellos tienen necesidades similares como una base de clientes, empleados, productos, cuentas por cobrar, por pagar, proveedores, facturación, procesos de autorización, unidades de negocio, capacitación interna, bases de conocimiento, etc.
Siendo una empresa de software vas adquiriendo gran expertise sobre la operación de una base de clientes cada vez mayor y diversa. Gracias a la comunicación con tus clientes y su constante retroalimentación, sigues innovando, conociendo cada vez mejor sus necesidades, por industria, sector y región, ¡en todo el mundo!
Comienzas entonces a darte cuenta de que posees un diseño y arquitectura de manejo de información (base de datos) que responde a las necesidades de la gran mayoría de empresas en el mundo, al tiempo que vas creando tu propia infraestructura de cómputo en la nube, que permite que toda persona, negocio y empresa con acceso a Internet pueda utilizar distintas herramientas tecnológicas. Ahora consideras: ¿Por qué no permitir que cada empresa, donde sea que se encuentre y del tamaño que sea tenga acceso a esta plataforma y arquitectura de información en la nube, tal que la usen tanto como requieran, permitiéndoles además personalizarla según sus requerimientos específicos?
Luego analizas: ¿Porqué no crear ahora soluciones específicas basadas en esa arquitectura de información en la nube, que sabemos que nuestros clientes requieren, como Aplicaciones Personalizadas para sus procesos de negocio, Automatización de Tareas y Procesos, Portales y Sitios Web, Poderosas Visualizaciones de Información y Reportes, además de Agentes Virtuales? ¿Qué tal si aprovechamos nuestras capacidades de Inteligencia Artificial para integrarlas con estas soluciones y contar así con herramientas más poderosas? ¿Qué tal si integramos todo esto con nuestras soluciones tradicionales de aplicaciones de oficina, productividad y colaboración? Finalmente, ¿qué tal si montamos nuestro Sistema de Gestión de Clientes (CRM) sobre esta misma plataforma y agregamos algunas funcionalidades de Inteligencia Artificial (IA)?
¡Es así como nació la Power Platform de Microsoft! Es un conjunto de soluciones empresariales basadas en la nube, a las que cualquier persona o empresa pueden acceder desde cualquier lugar, para aprovecharla según sus necesidades específicas, integrada con Microsoft 365 y Azure. Esto quiere decir que, si tus colaboradores tienen sus cuentas de correo basadas en Microsoft 365 (Office en la nube con o sin correo), con el licenciamiento idóneo para cada rol y función pueden acceder con esa misma cuenta a las distintas soluciones de la Power Platform. Es además de bajo código (no-code low-code), lo que significa que no se requiere saber programar para crear aplicaciones, y para configurarlas no es necesario un alto nivel de expertise. Cuenta además con una multitud de herramientas para conectarse a servicios y aplicaciones externas, como redes sociales, plataformas y aplicaciones de terceros, diversas bases de datos, servicios en la nube de otros fabricantes, etc. ¡Se integra con la inmensa mayoría de aplicaciones y servicios que conoces!
El beneficio que considero más relevante es que con la Power Platform ahora las empresas, del tamaño que sean ya no requieren desarrolladores externos o un equipo completo de TI para crearles aplicaciones específicas. Ahora sus mismos colaboradores (con apoyo de consultores según la complejidad de las aplicaciones a desarrollar), pueden convertirse en los creadores de las distintas aplicaciones que requiera la empresa, diseñándolas justo como desean, y siendo ellos mismos quienes realicen cambios cuando deseen hacerlo (contando con los permisos necesarios).
Para consultores de TI y emprendedores, el brindar soluciones de valor, crear experimentos y Productos Mínimos Viables (PMVs) nunca fue tan sencillo, ya que un consultor puede especializarse por ejemplo en crear soluciones para sectores específicos, basadas en la Power Platform, y un emprendedor puede crear desde simples Sitios Web hasta Portales Educativos como PMVs o aplicaciones para procesos internos y automatización de procesos en tiempo récord.
Componentes de la Power Platform
1. Dataverse (La base de datos).
El primer componente, sobre el que funciona toda la plataforma es la base de datos o arquitectura de información, llamada Dataverse, que incluye tablas, elementos de selección (choices), flujos de datos, conectores a fuentes de datos externas, entre otros.
Una tabla es un conjunto de elementos de un mismo tipo, como usuarios, facturas, pedidos, citas, etc.
Cada tabla cuenta con una estructura definida, pero también es configurable según las necesidades de cada empresa u organización. Gracias a la experiencia de Microsoft con sus clientes, cada tabla ya cuenta de manera predefinida con:
1. Esquemas. La estructura y diseño de la tabla, como columnas, relaciones, y llaves.
2. Formularios: Formatos de captura de información como datos del usuario, etc.
3. Vistas: La forma en que se visualizan los campos de una tabla.
4. Gráficos y Tableros (Dashboards). Diseños estándar y personalizados.
5. Personalizaciones: Se pueden personalizar reglas de negocio como diversas validaciones desde la misma tabla, no desde programación, así como distintos comandos.
Seguramente al comenzar a trabajar con Dataverse no utilizarás ni todas las tablas ni todas las columnas (campos) ni todas las vistas, etc. ¡No hay problema! Cada empresa u organización puede utilizar solamente lo que necesita, así como modificar lo que ya existe, o crear nuevos elementos como columnas, vistas, etc.
El modelo mental y marco de referencia de diseño para trabajar con Power Platform es que toda solución de negocios consiste fundamentalmente en datos e información, por lo que antes de pensar en crear una aplicación o solución compleja, es necesario realizar un buen diseño, estructura y flujos de datos e información.
2. Power Apps.
¡Diseña e implementa tus propias Aplicaciones Personalizadas, sin necesidad de saber programar! Además, cuentas con plantillas para aquellos procesos estándar empresariales, que puedes configurar y personalizar, ¡o crear tu propia aplicación desde cero!
La gran ventaja de diseñar primero tu estructura de información (tablas con sus vistas, formularios, etc.) es que crear una aplicación se convierte en armar una serie de piezas, darles formato y cierta configuración. Por ejemplo:
Dar acceso al usuario a la aplicación: Manejado por Microsoft o Terceros.
Revisar inventario: Solamente se muestra al usuario una vista de la tabla "Inventario". PowerApps en automático valida permisos, personalizaciones y otros elementos.
Capturar inventario: Solamente se muestra al usuario un formulario de la tabla "Inventario". Directamente en programación no es necesario hacer más que validaciones especiales, o personalizaciones de estilos gráficos de los elementos que se muestran en la pantalla de la aplicacio´n.
Visualizar un reporte: Solamente se muestra al usuario un Dashboard o Reporte configurado previamente.
Funciones adicionales: Según el proceso de neogcio, se pueden configurar notificaciones mediante flujos automatizados cuando el inventario de un artículo alcanza un mínimo, o bien realizar de inmediato otra acción. ¡Sin programar!
Power Platform define dos tipos de aplicaciones: Canvas (Lienzo) o Model-driven (Procesos de Negocio).
Una aplicación tipo Canvas es, por ejemplo, una aplicación para celular o tableta donde capturas existencias en inventario y revisas productos con promociones, que requiere una interfaz gráfica apropiada para el usuario, con ciertas opciones y navegación libre.
Una aplicación tipo Model-driven es, por ejemplo, un proceso en un taller de mantenimiento automotriz, donde se recibe al automóvil, se ejecutan una serie de pasos estandarizados, se genera una factura, un pago, y se entrega el automóvil. Este proceso debe ser estandarizado y sin margen de error, por lo que una aplicación tipo Model-driven es idónea.
Para personalizaciones y funcionalidades avanzadas puedes requerir desde un nivel bajo de programación, como el uso de ciertas fórmulas y consultas, hasta un nivel elevado para adaptar hojas de estilos, interfaz gráfica y crear conectores a la medida a otras fuentes de datos como un ERP (Software de Procesos), un CRM (Sistema de Atención a Clientes), una Red Social, o algún otro sistema interno.
3. Power Automate
¡Optimiza tus procesos con flujos de trabajo automatizados que requieren poco o nada de código de programación! Nunca fue tan sencillo el automatizar tediosos procesos repetitivos, como procesos de autorización, publicar en distintas redes sociales, enviar correos de confirmación de distintas etapas de procesos de negocio, digitalizar documentos con el formato idóneo y almacenarlos en la nube, convertir un lead de ventas en un prospecto calificado, ¡entre muchos otros!
Microsoft te brinda también una lista de plantillas para automatizar procesos en la nube, de negocio, y una aplicación de escritorio con la que también puedes crear tus procesos personales automatizados, como extraer de un Excel grande que recibes cada semana un listado de artículos que necesitas procesar por separado.
La interfaz te permite fácilmente crear tus flujos de procesos, y agregarles validaciones, fórmulas, acceso a distintas fuentes de datos además del Dataverse, y aprovechar los conectores para la amplia gama de servicios de terceros.
¿Recuerdas esos tediosos reportes diarios, semanales o mensuales que te consumen tiempo que podría ser automatizado, sabiendo que la información ya está almacenada en determinadas fuentes? ¿Qué tal esos procesos tediosos de convertir documentos físicos a digitales, o bien todo proceso que realizas de manera repetitiva en tu computadora cada cierto tiempo? Pues bien, con la aplicación de escritorio puedes grabar todas esas tediosas tareas, ¡tal que con un solo clic se realicen a futuro!
Piensa en la siguiente automatización: “Revisar cada viernes a las 5 pm el pronóstico del tiempo para el fin de semana y enviar notificaciones al equipo de trabajo para que tomen las medidas adecuadas para disfrutar su fin de semana, enviando un mensaje personalizado, junto con una lista de recomendaciones de actividades y eventos en su localidad.”
4. Power Pages
¿Necesitas crear páginas web simples de uso interno? ¿Tal vez una externa para mantener posicionamiento en Internet? ¿Qué tal un portal completo donde puedas atender a tus clientes, proveedores, que incluya una base de conocimientos, blogs, foros con interacción tanto interna como externa, y permitir cierta funcionalidad a tus clientes sobre temas como consulta de sus pedidos, soporte, etc? Power Pages te permite hacer todo esto, dándote por completo el control de tu página web o portal, contando con una estructura predefinida, de la cual tú eliges qué tanto utilizas, o si la deseas personalizar.
Power Pages presenta una gran oportunidad para consultores de TI y emprendedores, permitiéndoles brindar a sus clientes la posibilidad de crear desde sitios web básicos hasta poderosos portales integrados con el CRM de Microsoft, de nombre Dynamics 365, mientras ellos solamente requieren el licenciamiento adecuado según sus necesidades, y el apoyo en el diseño e implementación del portal. Sus mismos colaboradores co-crearían y mantendrían sus propios portales, sin necesidad de apoyo externo, salvo funcionalidades y personalizaciones avanzadas.
5. Power BI
Ya implementaste tu arquitectura de información basada en Dataverse, ya tienes algunas aplicaciones funcionando, algunos flujos de procesos y un portal. ¡Bien! ¿Qué seguiría? ¡Efectivamente, crear poderosas visualizaciones y reportes de información clave para el negocio!
También puedes integrar las visualizaciones y reportes de Power BI en tus aplicaciones.
Power BI es una aplicación en la nube y una de escritorio que se conecta tanto a aplicaciones locales como a tus aplicaciones en la nube y otras fuentes de datos, para integrarlas como desees y con ello crear las más sorprendentes visualizaciones de información relevante para toma de decisiones.
¿Y si solamente cuentas con una aplicación? No importa. Si esa sola aplicación está recopilando y procesando información clave, que puedes integrar con otras fuentes de datos que son de utilidad, con ello puedes crear las visualizaciones y reportes que desees, ya sea con la aplicación en la nube o de escritorio. Es posible que para cierto procesamiento de datos se requiera el apoyo de un especialista en consultas a fuentes de datos, sabiendo utilizar lenguajes como “DAX” (tipo expresiones de Excel), “M” y “SQL” para consultas transaccionales, “MDX” para consultas en cubos multidimensionales, “R” y “Python” para análisis estadístico y ciencia de datos.
6. Power Virtual Agents
¿Qué más se puede agregar para contar con una plataforma completa? ¡Exacto! Chatbots o Agentes Virtuales.
Nunca fue tan sencillo crear Chatbots. Power Virtual Agents te permite crear tu bot con los temas que te interesa que pueda responder, brindándole las variantes que le ayuden a comprender lo que el usuario desea consultar, creando los flujos de conversación que podrían suceder, enlazando temas para brindar una atención lo más completa posible, estando conectado a la información interna o externa que pudiera requerir para atender correctamente al usuario, estableciendo los límites y eventos donde sería necesario comunicar al usuario con un asistente humano, y brindando una serie de métricas para poder evaluar la efectividad del Chatbot.
Eso sí, la licencia de Power Virtual Agents es cara al momento: 200 USD por mes para 2,000 sesiones por mes, en octubre de 2022. Esto quiere decir que requieres ser una empresa mediana o grande para que sea redituable. Sin embargo, las oportunidades para emprendedores radican en crear modelos de negocio donde puedas brindar acceso público basado en un modelo de negocios tipo Freemium, para distintos temas específicos que representan miles de consultas por mes, como trámites gubernamentales, consultas legales, entrenamiento físico, bases de conocimiento por distintas áreas (proyectos, construcción, sustentabilidad, áreas académicas, etc.)
En 2023 Microsoft ha integrado un servicio de OpenAI para integrar ChatGPT y las distintas herramientas de IA que ofrece.
7. Integración con Microsoft 365 e Inteligencia Artificial (IA) de Microsoft
Finalmente, cada vez se encuentran más interconectados los distintos servicios y aplicaciones de Microsoft, basados en una interesante arquitectura en la nube con los estándares más altos en seguridad, desempeño y confiabilidad. Si tu equipo posee cuentas básicas de negocio Microsoft 365 que les brindan su mailbox, las aplicaciones conocidas de oficina, Teams, OneDrive, Sharepoint, etc., puedes ahora decidir a quién o quiénes agregarle una licencia de Power Apps, a quién para Power BI, si agregas el CRM Dynamics 365 según usuarios específicos y ya sea en sus modalidades básicas o avanzadas. Con la misma cuenta accedes a todos los servicios, y según las aplicaciones que requieras y el nivel de uso de cada colaborador les agregas a ellos las licencias correspondientes.
Adicionalmente, Microsoft integra algunas soluciones de Inteligencia Artificial (IA) para ser utilizado desde los distintos servicios de la Power Platform, llamado AI Builder, permitiéndote por ejemplo identificar el sentimiento positivo, neutral o negativo de una conversación o un correo electrónico, convertir una imagen en texto o una tabla en excel, convertir voz en texto y viceversa, crear modelos predictivos basados en una colección de información previa, etc. Puedes crear tus propios modelos, entrenarlos, e integrarlos en aplicaciones, flujos de procesos, portales, o chatbots.
Con todo esto, Power Platform te permite contar con una plataforma completa y accesible, acorde a tus necesidades, para crecer tanto como sea necesario, disponible para cuando la necesites, para la que tu equipo sería el dueño de cada aplicación que creen, sin necesidad de contar con una infraestructura compleja y cara de TI, o un equipo amplio de TI, ya sea interno o externo. Solamente ocuparían apoyo de consultores especializados, y aquí es donde radica la gran oportunidad para consultores de TI y emprendedores, ya que la cantidad de MiPyMEs en el mundo es ENORME, y se pueden crear soluciones idóneas para cada industria, sector, región, tamaño de empresa y enfoque específico.
¿Deseas conocer más sobre la Power Platform? Aquí su sitio web: https://powerplatform.microsoft.com/es-mx/
¿Deseas comenzar tu formación, aprovechando las herramientas que te brinda Microsoft? Aquí el programa Power Up: https://powerup.microsoft.com/
Conoce las charlas imperdibles sobre Power Platform en el último Microsoft Ignite. Accede, revisa el Keynote de Satya Nadella, y en las sesiones busca las siguientes: TS04, BRK40, BRK41, BRK42.
Importante: Decidí escribir este artículo porque la misma información que tiene Microsoft sobre la Power Platform es muy mala, y a mi me costó trabajo en un inicio comprender bien qué era, para qué sirve, cómo estaba integrada entre sus mismos componentes y con otros servicios tanto de Microsoft como externos. Por favor agrega un comentario, en caso de que consideres que pude explicar de manera simple qué es y para qué sirve la Power Platform, así como las oportunidades para consultores de TI y emprendedores.
El Ing. Paulo César Ramírez Silva, es Fundador y CEO de EmprendHEC, una Startup EdTech-FinTech que es partner del programa Microsoft for Startups, y cuenta con certificaciones nivel Associate como Power Platform Functional Consultant y Azure Developer.